7 Zasad Udzielania Konstruktywnej Informacji Zwrotnej.
♦
Informacja zwrotna [ang. feedback] jest czymś, co ma moc napędzania rozwoju, może motywować, ulepszać, zachęcać do nauki i dalszej eksploracji. Z drugiej strony jednak istnieje niebezpieczeństwo, że doprowadzimy osoby, którym udzielana jest informacja zwrotna do ruiny, obniżymy ich samoocenę i wywrzemy na nich destrukcyjny wpływ.
Dlaczego?
- Ponieważ informacja zwrotna wciąż zarówno przez pracodawców, jak i pracowników, traktowana jest jako coś negatywnego. Mimo powolnej zmiany, która zachodzi w naszym myśleniu, wciąż wielu szefów nie dostrzega pozytywów, i skupia się wyłącznie na negatywach. Skupiając się na negatywach, doprowadza do sytuacji, w której spotkania z szefem i ten jakże słynny feedback, kojarzony jest negatywnie, jako coś, czego wszyscy się obawiają. Pora to zmienić.
Aby feedback osiągnął swój cel i doprowadził do pozytywnej zmiany, aby był motywujący i zachęcał do dalszego rozwoju, pracodawca / menedżer / przełożony / rodzic / partner / partnerka muszą być świadomi kilku niezwykle ważnych zasad, po wprowadzeniu których udzielana przez nich informacja zwrotna będzie odbierana jako konstruktywna zachęta do poprawy i dalszego rozwoju, a nie ostatnie ostrzeżenie przed wywaleniem z pracy czy zerwaniem.
♦
7 Zasad Udzielania Konstruktywnej Informacji Zwrotnej
- Informacja Zwrotna powinna mieć na celu dobro osoby, której udzielasz feedbacku. Oznacza to, że informacja zwrotna powinna być udzielana w sposób przyjazny, spokojnym tonem, bez wytykania błędów i wyśmiewania się z nich. Powinna mieć na celu nie dokopanie pracownikowi, lecz jego doskonalenie. Możesz powiedzieć „Kompletnie zawaliłeś to spotkanie Tomek! Jak tak dalej pójdzie, to wszyscy pójdziemy z torbami!” Ale możesz też powiedzieć: „Tomek, dzisiejsze spotkanie nie należało do Twoich najlepszych. Co się stało, że nie przygotowałeś się tak, jak na poprzednie prezentacje? Brakowało mi w Twoich wypowiedziach konkretnych danych. Za dużo ogólników. Podobało mi się jednak, że na spotkaniu potrafiłeś zaangażować klientów i wciągnąć ich w rozmowę. Za to duży plus! Na następny raz przyjdź do mnie i poproś o pomoc, jeśli wiesz, że nie wyrobisz się z opracowaniem danych.”
- Zapewnij odpowiednie warunki do rozmowy. Oznacza to, abyś zadbał o czas, miejsce, spokój, przyjazną atmosferę. Nie udzielaj informacji zwrotnej, gdy nie masz na to czasu. Podczas rozmowy nie odbieraj telefonu, nie wysyłaj mailu, tylko skup się na pracowniku. Jeśli masz na rozmowę tylko 10 minut – ok, pod warunkiem, że te 10 minut poświęcisz wyłącznie temu jednemu pracownikowi. Będziesz go słuchał i zainteresujesz się tym, co ma on do powiedzenia.Miejsce również jest bardzo istotne. Zatłoczony korytarz nie sprzyja spokojnej rozmowie.
- Informacja zwrotna powinna być udzielona w odpowiednim czasie. Udzielanie informacji zwrotnej zaraz po zdarzeniu nie jest dobrym pomysłem, ponieważ nie dajesz sobie czasu na spokojne przemyślenie i obiektywne spojrzenie na sprawę. Z drugiej strony jednak, również zbyt długie zwlekanie z feedbackiem również nie jest dobre, ponieważ pracownik czy dziecko po prostu zapomną, czego dotyczy feedback. Pamiętaj, by udzielać informacji zwrotnej w stosownym do tego czasie.
- Informacja zwrotna powinna odnosić się do zachowania, nie do osoby. Nie mów „Ty kretynie!”, „Głupszej osoby nie ma w naszej firmie! Jesteś beznadziejny!” i tym podobnych słów, bo to łamie wszelkie zasady i na pewno nie motywuje do dalszej poprawy. Nie zmienimy tego, kim jesteśmy. Skoro jestem beznadziejny, to jestem i już. Jeśli jednak zrobiłem coś złego, to mogę to naprawić, bo zachowanie można zmieniać. Powiedz „Nie podobała mi się Twoja postawa podczas spotkania, ponieważ strasznie się garbisz, a przez to wyglądasz na niepewną siebie, szarą myszkę. Jeśli tylko chcesz i wyrazisz chęć, to mam dla Ciebie pewną propozycję – mam znajomego, który prowadzi szkolenia z mowy ciała i budowania pewności siebie. Jeśli chcesz, mógłbyś iść do niego na spotkanie. Co Ty na to?”
- Staraj się udzielać informacji zwrotnej zgodnie z metodą „kanapki”. Najpierw pozytyw, potem obszary do poprawy, i na koniec pozytyw. Nie pozostawiaj nikogo z dawką negatywnych emocji, bo to dołuje. Kończ rozmowę pozytywnym podsumowaniem.
- Mów konkretnie, unikaj ogólników. Powiedzenie dziecku, że jest niegrzeczne, nie spowoduje, że będzie na drugi raz grzeczniejsze. Dzieje się tak dlatego, że pojęcie „grzeczności” jest czymś subiektywnym i abstrakcyjnym. Nie jest konkretnym zachowaniem. Jeśli chcesz wymagać, to jasno określ, czego wymagasz. Chcesz, by dziecko posprzątało klocki – powiedz posprzątaj klocki. Jeśli nie posprzątało – nie mów „byłeś dziś niegrzeczny”. Zamiast tego powiedz: „Nie podobało mi się, że nie posprzątałeś dziś klocków. Przez Twoje zabawki Twoja siostra skaleczyła się w nogę.” Taki komunikat jest jasny i zrozumiały. Dziecko wie, co złego zrobiło i jakie wywołało to konsekwencje.
- Nie generalizuj. Unikaj zbiorowej odpowiedzialności. Chcąc być dobrym szefem, nauczycielem czy rodzicem, musisz znaleźć czas, by mieć „indywidualne podejście” do ludzi, z którymi współpracujesz. Nikt nie chce odpowiadać za czyjeś błędy, ale każdy z nas chce, aby jego wysiłki były dostrzegane. Jeśli jako nauczyciel, obniżysz ocenę Kowalskiemu, tylko dlatego, że Nowak wcześniej źle coś zinterpretował, a więc założysz, że skoro Nowak źle zinterpretował, to pewnie Kowalski też źle myślał, wówczas zniechęcisz Kowalskiego do wysiłku. Jeśli z kolei udzielisz pracownikom zbiorowej nagany i wszystkim dostanie się za wszystkich, to spowodujesz tylko, że będą sfrustrowani i zdemotywowani, bo skarcisz ich za czyjeś błędy, których oni sami prawdopodobnie nie popełnili. Jeśli chcesz zbudować efektywnie pracujący zespół, poświęć chwilę, by przejrzeć wyniki pracy i projekty poszczególnych osób i na tej podstawie udzielaj pochwał i nagan. Generalizacja i zbiorowa odpowiedzialność prowadzi do frustracji i zniechęcenia.
To są najważniejsze zasady udzielania informacji zwrotnej, których sama przestrzegam. Życzę i Tobie powodzenia, wytrwałości i konsekwencji, które są niezbędne, jeśli chcesz udzielać obiektywnej i konstruktywnej informacji zwrotnej.
Dodaj komentarz